EDI-обмен: как торговая сеть обменивается сообщениями с поставщиками

EDI (Electronic Data Interchange, электронный обмен данными) — передача структурированной информации в цифровом виде между организациями. Структуру данных компании выбирают сами, она не регламентирована приказами налоговой или распоряжениями правительства. EDI-сообщения не имеют правовой силы.

У торговой сети сообщение EDI — один из двух способов размещения заказов у поставщиков (второй — по email).

Операторы EDI:

  • 1EDI.RU (ранее P-line) — основной оператор. В 1EDI.RU торговая сеть размещает заказы и обменивается уведомлениями о поставках.
  • СБИС (ООО «Компания «Тензор») — оператор ЭДО, который может передавать EDI-сообщения.
  • «Сфера EDI» (компания «КОРУС Консалтинг СНГ») — оператор EDI и ЭДО.

Схема обмена EDI-сообщениями

В EDI участники обмениваются сообщениями:

  • EDI-сообщение со справочниками учетной системы сети;
  • STOCAT — отчет об остатках;
  • ORDERS — заказ;
  • DESADV — акт отгрузки товара поставщиком;
  • RECADV — акт приема-передачи товара.

👉 Бизнес-процесс описан по правилам BPMN 2.0 (Business Process Modeling and Notation version 2.0). Если не знаете, как читать BPMN-схемы, ознакомьтесь, пожалуйста, с правилами по ссылке.



Бизнес-требования

Сообщение со справочниками

Оператор 1EDI.RU получает справочники из учетной системы торговой сети:

  • товары,
  • штрихкоды,
  • поставщики,
  • товары поставщиков,
  • магазины,
  • склады.

Справочники загружаются на портал 1EDI.RU, чтобы обеспечивать обмен сообщениями между участниками, а также сопоставлять номенклатуру сети и номенклатуру поставщиков.

Отчет об остатках STOCAT

Каждый поставщик присылает это уведомление не меньше одного раза в день. Отчет содержит данные о наличии товаров на складе поставщика.

Заказ ORDERS

Порядок заказа товара регламентирует договор с поставщиком. Вот выдержки из типового договора:

  • Заказ направляется Покупателем Поставщику в срок не позднее 1 (одного) дня до наступления даты, указанной в Графике поставки товаров (если иной период обработки заказов не согласован Сторонами в Графике поставки товара).
  • Заказ торговой точки направляется Поставщику не позднее 15:00 текущего рабочего дня, заказ интернет-магазина – не позднее 17:00 текущего рабочего дня.

Акт отгрузки DESADV

Когда поставщик отгружает заказ, он отправляет уведомление об отгрузке. Если поставщик подключен ЭДО, то одновременно с этим по ЭДО отправляется УПД. Если ЭДО нет, поставщик отправляет только это уведомление об отгрузке, а документы по заказу подписываются в бумажном виде.

Акт приемки RECADV

В акте приемки фиксируется, какие товары фактически приняты на склад или в магазин. Акт приемки — обязательный документ, он заполняется всегда и отправляется поставщикам.