Как подключить нового поставщика к EDI/ЭДО торговой сети

Подключение и настройка

В подключении участвуют:

  • от торговой сети — категорийный менеджер и ответственный по ЭДО;
  • представитель поставщика;
  • менеджеры от операторов EDI / ЭДО.


Бизнес-процесс:

  1. Поставщик и категорийный менеджер сети договариваются об условиях работы. Процесс стартует, когда решают работать по ЭДО (или по EDI + ЭДО).
  2. Категорийный менеджер и поставщик подписывают дополнительное соглашение по ЭДО.
  3. Дальше поставщику нужно подключиться к EDI / ЭДО. Поставщик выбирает техническое решение — работать напрямую с одним из операторов сети (СБИС, «Корус») или работать с любым другим оператором через роуминг.
  4. Поставщик обращается за подключением к выбранному оператору.
  5. Оператор (или операторы, в случае с роумингом) настраивает канал связи для обмена документами.
    ВНИМАНИЕ! Иногда поставщик может сам включить взаимосвязь с торговой сетью в личном кабинете оператора. Но этого недостаточно, чтобы работать по ЭДО. XML-файлы документов не настроены под требования торговой сети, и документы не будут корректно обрабатываться в 1С сети.
  6. Далее поставщик настраивает форматы XML-файлов в соответствии с требованиями. Полный список требований можно взять у оператора ЭДО. Поставщик может настроить форматы самостоятельно или при помощи оператора.
  7. После всех настроек поставщик сообщает менеджеру торговой сети, что ЭДО настроен.
  8. В это время ответственный по ЭДО получает имейл от своего оператора о том, что поставщик готов к подключению. В письме указаны реквизиты поставщика — наименование и GLN.
  9. Ответственный по ЭДО включает в 1С обмен документами со стороны сети и сообщает об этом категорийному менеджеру.
  10. Иногда случается ошибка в процессе. Категорийный менеджер узнает от поставщика, что ЭДО настроен, но при этом не получает от ответственного по ЭДО сообщение, что ЭДО включен. В таком случае менеджеру стоит связаться с ответственным по ЭДО и уточнить, не пришел ли имейл от оператора.
  11. Если имейл от оператора не пришел, значит, участники пропустили этап с настройкой XML-файлов. В таком случае поставщику стоит обратиться к оператору сети (СБИС или «Корус»). При этом поставщик сам выбирает, как обратиться, — напрямую или через своего оператора.
  12. Когда обмен на стороне сети будет включен, менеджер сообщает об этом поставщику. Далее нужно проверить на первой поставке, как работает EDI / ЭДО.


👉 Бизнес-процесс описан по правилам BPMN 2.0 (Business Process Modeling and Notation version 2.0). Если не знаете, как читать BPMN-схемы, ознакомьтесь, пожалуйста, с правилами по ссылке.

Схема бизнес-процесса:

image.png



Тестовая поставка

В тесте участвуют:

  • от торговой сети: категорийный менеджер, бухгалтер, ответственный по ЭДО;
  • представитель поставщика.


Бизнес-процесс:

  1. Процесс стартует после завершения предыдущего процесса, когда ЭДО подключен и настроен.
  2. Категорийный менеджер сообщает поставщику, что нужно протестировать ЭДО на первой поставке.
  3. Категорийный менеджер делает тестовый заказ и сообщает об этом поставщику.
  4. Поставщик получает тестовый заказ и обрабатывает его.
  5. Поставщик подтверждает, что смог получить и обработать заказ.
  6. Поставщик создает УПД по заказу и отправляет его по ЭДО.
  7. Поставщик сообщает менеджеру, что отправил УПД.
  8. Поставщик отгружает поставку по заказу.
  9. Менеджер просит ответственного по ЭДО проверить УПД.
  10. Ответственный по ЭДО подтверждает, что УПД получен.
  11. Ответственный по ЭДО проверяет, что УПД корректно обработался:
    • Все обязательные поля есть в XML-файле.
    • УПД связался с заказом и поступлением в 1С.
    • Есть КИЗ на маркированные товары.
  12. Менеджер просит ответственного по ЭДО бухгалтера проверить, соответствует ли УПД требованиям бухгалтерского отдела.
  13. Магазин/склад принимает поставку.
  14. Ответственный по ЭДО проверяет УПД:
    • Сверка прошла успешно. Если отклонений не выявлено, то УПД должен подписаться электронной подписью. Если выявлены отклонения, то поставщику должен отправиться акт о расхождении.
    • КИЗ успешно обработались в «Честном знаке».
  15. Если во время теста выявили ошибки, то менеджер сообщает об этом поставщику. Поставщик исправляет их совместно с оператором ЭДО.
  16. Если все в порядке — процесс завершается, ЭДО по УПД настроен.


Схема бизнес-процесса:

image.png