Глоссарий ритейлера
Содержание
Документооборот
ЭДО (электронный документооборот), он же ЮЗЭДО (юридически значимый электронный документооборот) — обмен электронными документами, которые имеют правовую силу и признаются госорганами. Подлинность документов удостоверяют электронной подписью. Формат XML-файлов документов регламентирует ФНС.
EDI (Electronic Data Interchange, электронный обмен данными) — передача структурированной информации в цифровом виде между организациями. Документы не имеют правовой силы. Структура XML-файлов не регламентирована как в ЭДО, компании определяют ее самостоятельно исходя из своих задач.
Электронная подпись — технология, которая помогает подтвердить подлинность юридически значимых документов. Условия использования описаны в федеральном законе №63‑ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».
Документы
ЭДО
УПД (универсальный передаточный документ) — документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ (акт, товарную накладную). Формат УПД определен приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
УКД (универсальный корректировочный документ) — уточняющий документ, который содержит корректировки для УПД по цене и/или количеству. Формируется, если возникают расхождения между УПД и фактической поставкой. Формат определен приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
ИУПД (исправленный УПД) — уточняющий документ, который содержит корректировки для УПД. Формируется, если возникают расхождения между УПД и фактической поставкой. В отличие от УКД, здесь можно редактировать все поля, а не только цену и количество.
ТОРГ-2 (акт об установленном расхождении) — документ, в котором фиксируют расхождения между УПД и фактической поставкой. Формат определен приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@. У нас применяется расширенный ТОРГ-2, в котором есть дополнительные данные о цене.
УоУ (уведомление об уточнении) — перечень изменений, которые необходимо внести в УПД. Формат определен приказом ФНС РФ от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.
ИОП (извещение о получении) — информация для поставщика о том, что сеть получила УПД, ИУПД или УКД. Формат определен приказом ФНС РФ от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@
EDI
Отчет об остатках (STOCAT) — данные от поставщиков о том, какие товары есть в наличии и в каком количестве.
Заказ (ORDERS) — документ с заказом, который сеть отправляет поставщикам.
Акт отгрузки (DESADV) — документ от поставщика о том, что товар отгружен.
Акт приемки (RECADV) — документ, где фиксируется, какие товары фактически приняты на склад или в магазин.
Системы прослеживаемости
ГС1 РУС — Ассоциация автоматической идентификации «ЮНИСКАН/ГС1 РУС», единственный в России уполномоченный представитель международной ассоциации GS1. Членство в ГС1 РУС дает возможность пользоваться идентификаторами GTIN (глобальный номер предмета торговли) и GLN (глобальный номер места нахождения). Эти идентификаторы нужны в EDI и для оборота маркированных товаров.
«Честный Знак» — национальная система маркировки и прослеживания продукции. В ней участвуют поставщики, продавцы и логистические компании. Поставщики наносят уникальный код на каждую единицу товара. После этого движение товара можно проследить по всей цепочке реализации, от производителя до покупателя. Сейчас маркировка обязательна для нескольких товарных категорий и этот список постепенно пополняется.
«Меркурий» — система отслеживания товаров животного происхождения, которая входит перечень Минсельхоза. Перечень в приказе № 648 от 18.12.2015, а также в приказе №193 15.04.2019. К «Меркурию» должны подключаться все ИП и компании, которые производят, перерабатывают и продают животную продукцию. Каждый из участников цепочки в свое время создает и гасит ветеринарный сопроводительный документ (ВСД) в системе.
Система прослеживаемости импортных товаров. В ней участвует весь бизнес, который работает с определенными категориями импортных товаров. Перечень этих категорий есть в постановлении Правительства РФ от 04.03.2023 N 345. Когда импортный товар ввозят в Россию из страны, не входящей в ЕАЭС, он попадает в систему прослеживаемости. На таможне на груз выдают таможенную декларацию. Из нее предприниматель формирует регистрационный номер партии товара (РНПТ). Затем РНПТ указывают во всех документах о передаче товара.
Коды и маркировки
GLN
GLN (Global Location Number) — глобальный номер места нахождения. Номер состоит из 13 цифр. Начинается с национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом. GLN позволяет получить следующую информацию:
- реквизиты организации;
- типы объектов: склад, торговая точка, офис компании;
- регион;
- почтовый адрес;
- требования и ограничения доставки.
В электронном документообороте GLN используют, чтобы обозначить отправителя и получателя документов.
В России коды GLN присваивает Ассоциация автоматической идентификации «ЮНИСКАН/ГС1 РУС».
Пример: GLN магазина в файле акта отгрузки
GTIN
GTIN (Global Trade Item Number) — международный код предмета торговли, состоит из 14 цифр. GTIN соответствует уникальный набор потребительских свойств товара: состав, комплект, вес, цвет, размер и т. д. Если в продукте меняется какое-то значимое для потребителя свойство, нужно присвоить ему GTIN. Например, у производителя футболок каждый вариант фасона, цвета и размера считается уникальным продуктом, поэтому каждому варианту присваивается уникальный GTIN.
Кроме предметов торговли, GTIN можно маркировать транспортную упаковку.
.png)
Пример GTIN
В России GTIN присваивает Ассоциация автоматической идентификации «ЮНИСКАН/ГС1 РУС».
Штрихкод
Штрихкодом обычно называют GTIN, зашифрованный в графическом коде в виде черных полос. Между GTIN и штрихкодом есть небольшая разница: GTIN состоит из 14 цифр и начинается с нуля; а штрихкод — это 13 цифр GTIN без начального нуля.
Штрихкод на товаре
Штрихкод в учетной системе
КИЗ
Контрольный идентификационный знак (КИЗ), он же GS1 DataMatrix — код маркировки, уникальный для каждой единицы товара. Этим кодом маркируют товары в национальной системе «Честный знак».
КИЗ используется в двух форматах:
- двумерный матричный код, который наносится на товар;
- строка, которая записывается в учетную систему.
КИЗ в виде матричного кода
КИЗ в виде строки
Что зашифровано в КИЗ
- GTIN из 14 цифр.
- Серийный номер из 21 символа.
- Код проверки: ключ проверки и электронная подпись (криптохвост).
- ASCII 232 (FNC1) — специальный символ, который указывает, что последовательность является кодом GS1.
- ASCII 29 (GS) — разделитель групп данных.
Чем отличаются QR-код, DataMatrix, GS1 DataMatrix и КИЗ
DataMatrix и QR-код отличаются изображением шаблона поиска. Шаблон поиска указывает сканирующему приложению, что это за код. У DataMatrix шаблон поиска — это левая и нижняя границы в форме буквы L. У QR-кода — три угловых квадратных символа.
GS1 DataMatrix и DataMatrix могут выглядеть одинаково и отличаться только кодом. В DataMatrix можно закодировать до 3 кбайт любой информации — цифры, символы. А в GS1 DataMatrix зашифрован именно код GS1.
КИЗ и GS1 DataMatrix — одно и то же.
ВСД
Ветеринарный сопроводительный документ (ВСД) используется в системе «Меркурий», которая отслеживает продукцию животного происхождения. ВСД (справка или свидетельство) подтверждает, что животное было осмотрено ветеринаром и товар от него пригоден в пищу. Ветеринары не выдают бумажные свидетельства, а отмечают в «Меркурии», что проверка пройдена, и создают QR-код со ссылкой на электронные ВСД.
Пример ВСД. Источник изображения: «Бизнес-секреты»
РНПТ
Регистрационный номер партии товара (РНПТ) используется в системе прослеживаемости импортных товаров. Эта система контролирует ввоз импортных товаров на территорию ЕАЭС, в том числе в Россию. На сам товар никаких знаков или кодов не наносят — РНПТ есть только в документах.
РНПТ состоит из четырех частей, разделенных косой чертой:
ХХХХХХХХ / ХХХХХХ / ХХХХХХХ / ХХХ
- первая часть — код таможни, зарегистрировавшей декларацию на ввезенные товары;
- вторая — дата;
- третья — номер декларации;
- четвертая — номер прослеживаемого товара в декларации.
ТН ВЭД
ТН ВЭД ЕАЭС — товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС: Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан, Россия). По ней сотрудники таможни понимают, какие именно товары компания перевозит через границу.
Номер ТН ВЭД выбирают из классификатора. Он состоит из 10 цифр:
Пример ТН ВЭД